【新规来了】担心用错呈报件制度？小编帮你捞干货

  近日，公司发布《关于加强公司呈批件管理的通知》，该《通知》经公司研究决定，将在全公司范围内严格执行呈批件制度。

  呈批件一般适用于公司各单位和机关各部门对本单位、本部门、本系统主要工作和重要事项向公司和公司领导进行请示、报告、汇报、建议等，主要包括：

  各单位、各项目涉及的公司机关各部门、各系统管理的日常业务，由各单位参照公司呈批件管理模式，采用OA、邮件、电话或书面等方式向对应业务部门做沟通、汇报，由对应业务部门按照相关流程予以办理和解决。

  各单位、各项目向公司业务部门提出、反映的问题、事项，如部门解决不了，由对应业务部门按公司呈批件流程，呈公司领导阅批，并将结果进行反馈。

  各单位（包括项目经理部）需要向公司领导反映的综合性问题、事项，由各单位以呈批件的模式，提交至公司CEO办公室。

  各单位呈批件应严格按照“项目经理部向区域分公司汇报报送，区域分公司（公司各单位）向公司汇报报送”的流程进行。

  首先，项目部需要先向区域分公司汇报➡分公司以书面呈批件或OA呈批件方式，报送至公司CEO办公室➡公司总经理办公室将呈批件递交至公司相关分管领导➡公司领导批示后，转至对口业务部门进行答复处理。

  各单位呈批件涉及全局性、综合性事项的，由公司总经理办公室呈送至公司党委书记、执行董事、总经理阅批。

  业务部门将本部门、本系统要向公司领导汇报的重要事项以书面呈批件的形式，报至公司领导，由公司领导进行阅批。

  公司机关各部门对本部门、本系统一般性日常业务或紧急事项的汇报，可采用机动灵活的方式来进行沟通汇报。

  下面，小编将呈批件的格式、办理及具体实际的要求进行了整理，强烈建议我们大家保存收藏以备不时之需。

  部门呈批件的用纸、幅面要求和版面要求同文件式公文。根据真实的情况，可适当进行调整。

  呈批件首页处理单由发文单位（部门）标志、发文字号、签发人、领导批示栏、标题、呈报单位（部门）、呈报日期、部门会签（适用于公司机关）、呈报人和联系方式等要素构成。

  1. 发文单位（部门）标志。由单位（部门）全称或者规范化简称加“呈”字组成。

  2. 发文字号。由发文（单位）部门代字、年份、发文顺序号组成，用3号加粗方正楷体简体字编排在发文部门标志下空一行、居左空一字位置。呈批件的编号由各单位（各部门）负责自行编排。

  3. 签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，用3号加粗方正楷体简体字，编排在发文机关标志下空一行、居右空一字位置。

  5. 呈报部门。用小4号方正仿宋简体字在“呈报部门”栏右侧栏内标识呈报单位名称。

  6. 部门会签（适用于公司机关）。呈批件如需要有关部门会签时，用小4号方正仿宋简体字在“部门会签”栏右侧栏内标注会签部门和会签人姓名。一般为手写。

  7. 呈报人。即呈批件编报人或事项联系人，由“呈报人”三字加全角冒号和呈报人姓名组成，用4号方正仿宋简体字。

  8. 联系电话。即呈报人的手机号，原则上为手机号，用4号方正仿宋简体字。

  各单位呈批件原则上以本单位公文的格式上报，具体格式参照公司公文处理管理程序。

  部门呈批件附件由附件编号、标题、主送领导、正文、部门署名、成文日期等要素构成。

  1.附件编号。用3号方正黑体简体字将“附件”2字顶格编排在版心左上角第一行。

  2.附件标题。用2号方正小标宋简体字，居中编排在“附件”2字下空一行处，行距为36磅。编排要求同文件式公文。

  3.主送领导。在标题下空一行位置，用3号仿宋简体字居左顶格编排，后标全角冒号。

  5.部门署名。用阿拉伯数字、 3号方正仿宋简体字，在正文下空两行处，以成文日期为准居中编排。

  1. 呈批件的拟稿工作应由（单位）部门负责人主持和指导，主要负责确定请示、报告事项，指定拟稿人，提出拟稿要求。

  2. 当呈批件的内容涉及其他部门的职权时，应与有关部门协商一致（适用于公司机关）。

  3. 拟稿人应认真领会拟稿要求，参照公司文件式公文主体部分编写的有关要求，按时完成拟稿工作。

  完成拟稿工作后，拟稿人应按照呈批件首页的要求，完成有关栏目内容的填写，然后送有关部门会签。会签部门经审查后，应在呈批件首页相应栏内署部门名称并签名。

  完成会签工作后，拟稿人应将呈批件送本单位（本部门）负责人审核。单位（部门）负责人审核后应在呈批件首页相应栏内署名签发。

  完成签发工作后，拟稿人应将呈批件交单位（部门）文控人员。单位（部门）文控人员进行呈批件编号和格式审查。

  经单位（部门）文控人员进行编号和格式审查后，各单位呈批件由单位文控人员以书面或OA呈批件方式，报送至公司总经办公室（秘书文控人员），公司总经理办公室按照领导分工，将呈批件交至公司领导。公司机关各部门的呈批件由部门负责人或有关人员以书面方式，提交至公司领导。

  1. 对有具体请示事项的呈批件，阅后应在呈批件首页纸批示栏中提出批示意见，明确主、协办部门，提出办理要求，规定办理时限。对没有请示事项的呈批件，如无阅示意见，可标识“已阅”；如有阅示意见，应明确阅示意见。

  办公室秘书收到领导阅批的呈批件后，应及时将呈批件送达相关领导和部门阅处。由部门负责人根据领导批示，在呈批件首页“收文处理”栏右侧栏内提出办理意见，明确承办人、办理要求和办理时限，最后签名并标注日期。

  由承办人按照部门负责人提出的办理意见和要求完成办理工作，并将办结情况简要填入呈批件首页“办理结果”栏右侧栏内，最后签名并标注日期。

  各单位、各部门应格外的重视部门呈批件的管理，安排文控人员负责本单位、本部门呈批件的归口管理，主要负责呈批件的编号、格式审查、发送、保管和归档。公司CEO办公室收到的各单位呈批件由公司总经理办公室负责保管、归档；公司机关各部门的呈批件由各部门负责保管、归档。

  单位、部门呈批件每年清理一次，无保存价值的应集中销毁；具有保存价值的要谨慎保管，保存期限由部门自行确定。